Le RGPD, ou Règlement Général sur la Protection des Données, est entré en vigueur le 25 mai 2018 dans l’Union Européenne. Ce texte européen voté en 2016, concerne le traitement et la circulation des données à caractère personnel (nom, adresse IP, numéro de téléphone etc) et devient une obligation légale à laquelle doit se soumettre toute entreprise effectuant des récoltes de données.
De ce fait, les agences immobilières vont devoir effectuer quelques modifications dans leur processus de travail. Les syndics, en tant qu’archivistes des copropriétés, sont évidemment concernés par ce nouveau règlement.
Premièrement, il est conseillé de désigner au sein de l’agence un délégué à la protection des données qui aura un rôle informatif, de contrôle et de formation. Dans un second temps, il faudra rédiger un registre des traitements en cas de contrôle de la CNIL après avoir cartographié les données. Ce registre doit contenir les informations suivantes : Type et localisation des données, motif de la récupération des données, sécurisation de l’accès aux données, méthode et localisation du stockage, modalité de suppression des données.
Des principes spécifiques à l’immobilier apportent quelques règles supplémentaires quant à la suppression des données. Elles ne pourront être conservées seulement si la transaction ou la location a été effectuée. Si l’agence n’a pas eu de contact avec un prospect depuis 3 mois, les données devront être supprimées. Concernant les syndics, en cas de changement, l’ancien syndic devra transférer l’intégralité des documents et archives de la copropriété au nouveau syndic, sans compromettre leur protection.
La conformité vis-à-vis du RGPD sera essentiel aussi pour les prestataires et sous-traitants. Il faudra s’assurer que les sociétés de logiciels de transaction ou d’exploitation pour les syndics, l’expert-comptable ou toute personne physique ou morale à qui les données sont transférées, soient contractualisées et conformes au RGPD.
Dans ce but, plusieurs procédures doivent être appliquées :
- Obtenir l’accord de l’internaute en indiquant sur le formulaire que les données seront récoltées et peuvent être utilisées à des fins statistiques ou marketing par exemple ;
- Etre transparent quant à la nature de ses utilisations mais également la durée de conservation des données ;
- Respecter le droit à l’oubli :Tout client ou prospect peut demander la suppression de ses données personnelles ;
- Informer les clients, prospects et la CNIL lors d’un piratage ou d’une fuite de données, sauf si elles sont chiffrées et donc illisibles ;
- Utiliser le « Privacy by design » en intégrant les principes du RGPD dès le commencement d’un nouveau projet, logiciel ou service ;
- Mettre en place d’un processus d’anonymisation des données.
L’amende en cas de non-respect des engagements RGPD, pourra atteindre 4% du chiffre d’affaires avec un plafonnement de 20 millions d’euros.
Malgré quelques changements à opérer pour être conforme au RGPD, beaucoup le voit comme une réelle opportunité. Cette réglementation aidera à dynamiser les processus commerciaux. Les données non-utilisées ou anciennes seront supprimées, et pour les conserver, les agences devront établir un meilleur suivi de prospection. Le RGPD permet également de renforcer la confiance de la clientèle par la transparence de la récolte des données. Ce règlement sera également bénéfique lors de cessions et acquisitions, d’agences immobilières, d’administrateurs de bien et de syndics de copropriétés, par la meilleure organisation des données, ce qui simplifiera et améliorera l’audit.
Auriane Micheau
